Manual contable para la aplicación de los procedimientos y normativas que regulan la actividad comercial
Accounting manual for the application of procedures and regulations governing commercial activity
Albán López Valeria-Lizbeth
ci.valerialal65@uniandes.edu.ec
Universidad Regional Autónoma de los Andes, Ambato, Tungurahua
Ecuador
https://orcid.org/0000-0002-6439-2379
Janneth Maribel Ramírez-Cotacachi
ci.jannethmrc15@uniandes.edu.ec
Universidad Regional Autónoma de los Andes, Ambato, Tungurahua
Ecuador
https://orcid.org/0000-0002-7552-5587
Eliana Paola Ruiz-Lita
ci.elianaprl93@uniandes.edu.ec
Universidad Regional Autónoma de los Andes, Ambato, Tungurahua
Ecuador
https://orcid.org/0000-0003-4540-620X
Nancy Deidamia Silva-Álvarez
Universidad Regional Autónoma de los Andes, Ambato, Tungurahua
Ecuador
https://orcid.org/0000-0001-6924-5717
Recibido: 02 de febrero 2022
Revisado: 20 de marzo 2022
Aprobado: 15 de mayo 2022
Publicado: 01 de junio 2022
RESUMEN
La presente investigación tiene como objetivo proporcionar una herramienta contable que oriente la aplicación adecuada de los procedimientos y normativas que regulan la actividad comercial de un ente, facilitando una adecuada presentación de los Estados Financieros, proporcionando a los propietarios el registro adecuado de cada una de las cuentas. La investigación se desarrolló bajo una metodología cualitativa, se utilizó la entrevista con la que se pudo conocer en detalle las características y cualidades de la empresa; obteniendo como resultado que la importancia de un manual contable en una empresa comercial se debe presentar por escrito los pasos a seguir, donde se dictan cada una de las normas para cumplir los procesos administrativos de una manera efectiva y real.
Descriptores: Contabilidad de costes; análisis costes-eficiencia; presupuesto. (Tesauro UNESCO).
ABSTRACT
The objective of this research is to provide an accounting tool to guide the proper application of the procedures and regulations governing the commercial activity of an entity, facilitating an adequate presentation of the financial statements, providing the owners with the proper recording of each of the accounts. The research was developed under a qualitative methodology, the interview was used with which it was possible to know in detail the characteristics and qualities of the company; obtaining as a result that the importance of an accounting manual in a commercial company should be presented in writing the steps to follow, where each of the rules are dictated to fulfill the administrative processes in an effective and real way.
Descriptors: Cost accounting; cost effectiveness; budgets. (UNESCO Thesaurus).
INTRODUCCIÓN
Contar con un Manual de Procedimientos o Manual Contable genera ventajas a la institución o unidad administrativa para la que se diseña, y en especial para el empleado, ya que le permite cumplir en mejor tiempo con sus objetivos particulares, y utilizar los mejores medios, para así contribuir a los objetivos institucionales (Vivanco-Vergara, 2017). Por lo tanto, los manuales de procedimiento son la mejor herramienta, idónea para plasmar el proceso de actividades específicas dentro de una organización en las cuales se especifican políticas, aspectos legales, procedimientos, controles para realizar actividades de una manera eficaz y eficiente (Vivanco-Vergara, 2017).
La contabilidad se evidencia a través de la anotación adecuada de las transacciones económicas efectuadas por un ente mercantil a partir de documentos que se generan o expiden. Como prueba evidente del hecho, los libros que se hayan previsto dentro del sistema deben estar diseñados convenientemente a fin de permitir el registro preciso, claro y objetivo que se constituya en fuente de información idónea (Duarte-Sánchez, 2022). Por otro lado, Ibarra et al. (2004), determina que los principios de Contabilidad: “Constituyen conceptos fundamentales que establecen bases adecuadas para identificar y delimitar a las entidades económicas, valúan sus operaciones, regulan la presentación de información financiera y representan requisitos generales aplicables a la contabilidad” (p. 31).
En este sentido, la fase de interpretación del proceso contable en cuestión con el análisis de los datos financieros, y es una herramienta fundamental para la toma de decisiones. Esta última función interpreta los datos registrados en una manera que permite a los usuarios hacer juicios significativos con respecto a las condiciones financieras de un negocio o una cuenta personal, así como la rentabilidad de las operaciones de negocio (Carranza-Pico & Cedeño-Choez, 2020). En consecuencia, la actividad comercial se vincula con la compra y venta de productos ya elaborados, una entidad comercial es el intermediario entre el productor y el consumidor. Consiste en el intercambio de mercaderías ya terminadas, por consiguiente, la actividad comercial es un
(…) conjunto de esfuerzos materiales, económicos y humanos que, organizados por el empresario, ponen a disposición de los consumidores una serie de bienes y servicios con la finalidad de conseguir una serie de objetivos, principalmente maximizar el beneficio, para lo cual se asume un riesgo (Rayo et al. 2013).
En consideración, los estados financieros, también denominados cuentas anuales, informes financieros o estados contables, son el reflejo de la contabilidad de una empresa y muestran la estructura económica de ésta. En los estados financieros se plasman las actividades económicas que se realizan en la empresa durante un determinado período (Parrales-Carvajal, 2020). Por lo anteriormente planteado es que se establece como problema fundamental de esta investigación que el desconocimiento del Manual Contable y su importancia para el desarrollo de diversas operaciones de manera eficiente y efectiva en una empresa comercial. En consideración, la relevancia de la investigación se da en cuanto al Manual contable que es una opción más consciente de estudiar e interpretar de manera fácil y sencilla las cuentas contables, sin embargo, todavía se requiere el estudio más preciso de los documentos para lograr el buen uso de esta.
En consideración a lo planteado, el objetivo de la investigación se plantea diseñar un manual que permita un registro adecuado de las operaciones económicas sustentadas en las normativas vigentes, identificando los elementos básicos que contiene el proceso contable, a la vez determinar los lineamientos organizacionales de una empresa comercial.
MÉTODO
La investigación se desarrolló mediante una modalidad de investigación cualitativa ya que permitió conocer las características y cualidades que posee la empresa comercial, a la vez también investigar sobre su funcionamiento; en cuanto a la importancia de un manual contable, se conoció su importancia y su utilidad dentro de una empresa, esta modalidad es más fácil de aplicarla en los proyectos o investigaciones que se desee realizar.
Se utilizó la observación con la que se pudo conocer y evaluar el estado actual de la empresa la misma que sirvió de gran ayuda para aplicar en la propuesta, para lo cual se utilizó una ficha de observación donde se detalla una serio de elementos, procesos o situación que se identificaron dentro de la empresa.
El instrumento que se utilizó para obtener la información adecuadas en el proceso de investigación fue la entrevista, el cual estuvo diseñada de 5 preguntas abiertas y estructuradas acorde a las necesidades de la investigación, las cuales fueron aplicadas al gerente propietario de la empresa “Muebles del Hogar”. Para el análisis de la información, implementó la técnica de análisis de contenido para las entrevistas realizadas con la finalidad de obtener la información relevante a estructurar respuestas al objetivo planteado.
RESULTADOS
Empresas comerciales son aquellas que se encargan de comprar bienes y servicios a otras empresas con la diferencia de que venden a un costo más elevado para de esta manera obtener mayores ingresos y utilidades los mismos que serán a provechados al máximo por la misma (Gamboa-Salinas et al. 2017). En este aspecto, se tiene en cuenta que la empresa Muebles del Hogar busca Comercializar productos para el hogar, logrando satisfacer las necesidades de los clientes, generando una mayor confianza, proporcionando productos de buena calidad a un precio cómodo, el cual busca ser una de las empresas más reconocidas a nivel nacional e internacional, con los mejores valores, proporcionando una gran confianza, calidad y servicio a los clientes, como también ser una empresa capaz de generar empleos para más personas.
Los manuales son la forma en que se transmite información de manera ordenada con forma de libro que se puede manejar de manera fácil. Es ideal para empresas y franquicias que desean estandarizar información hacia sus distribuidores, franquiciatarios, sucursales, clientes, proveedores (Viloria & Zapata, 2018). El presente manual contable permite prestar una herramienta contable que oriente la aplicación adecuada de los procedimientos y normativas que regulan la actividad comercial de un ente, así facilitar la adecuada presentación de los Estados Financiero y además proporcionar a cada uno de los propietarios el registro adecuado de cada una de las cuentas que genere la empresa.
El resultado de la entrevista realizadas al Gerente propietario de la empresa “Muebles del Hogar” sobre el conocimiento de las políticas de una empresa comercial, a la vez el conocimiento de la importancia del manual contable se presenta a continuación:
Pregunta 1. ¿Cuáles son las principales actividades que realiza una empresa comercia?
La principal actividad de una empresa comerciar es la compra y venta de productos ya elaborados. Es un mediador entre el productor y el consumidor.
Pregunta 2. ¿Cuáles son las principales políticas que se podría considerar en una empresa comercial?
Las políticas son un conjunto de reglas a seguir para el buen funcionamiento de la empresa como pueden ser: las estrategias comerciales, llegar a un acuerdo con los proveedores, plazo de entrega con los clientes y también promociones y descuentos de los productos.
Pregunta 3. ¿Qué tipo de obligaciones tiene una empresa comercial?
La empresa comercial tiene como obligación cumplir con los organismos de control como pueden ser el SRI, patentes, declaraciones que se tenga que realizar.
Pregunta 4. ¿Qué importancia tiene un manual de contabilidad en una empresa comercial?
Es el documento que presenta por escrito los pasos a seguir donde se dictan las normas para cumplir los procesos administrativos de una manera efectiva y real.
Pregunta 5. ¿Cuáles son los estados financieros que debe obtener como mínimo un manual de contabilidad?
Los estados financieros que un manual debe contener como mínimo es el balance general y el estado de resultados. Una vez aplicada, analizada y sistematizada la información que se obtuvo mediante la entrevista se ratifica la importancia del manual contable dentro de una empresa, permitiendo así, que los inversionistas, y el personal autorizado puedan manejarlo de mejor manera, y así presentar Estados Financieros de manera ordenada, reglamentada a ala ves ser eficientes y eficaces en el cálculo de cada uno. Por lo antes indicado y con el propósito de solucionar el problema identificado se propone el siguiente manual contable:
Se parte de los elementos que dispone la organización de la empresa Muebles del Hogar:
Figura 1.
Flujograma de organización.
Instrucciones de uso
Para el mejor manejo del Manual Contable se debe conocer cada uno de los códigos de las cuentas contables, el cual facilitara a los diferentes directivos la búsqueda de los grupos de Activos, Pasivos, Patrimonios, Ingresos y Gastos.
Estructura del sistema contable
El sistema contable facilita y optimiza el tiempo en la manipulación y los procesos de datos, a la vez también permite mejorar el tratamiento contable, por lo tanto, es necesario diseñar varias tablas que estén relacionadas referencialmente, a continuación, se presenta el siguiente gráfico:
Figura 2. Representación gráfica de la relación del plan de cuentas.
Nomenclaturas de las cuentas
1.1 Activo
1.1.1 Activo corriente
1.1.01 Caja
1.1.02 Caja chica
1.1.03 Bancos
1.1.04 Inventario de mercadería
1.1.05 Inversiones financieras corto plazo
1.1.06 Documentos y cuentas por cobrar
1.1.07 Provisión cuentas incobrables
1.2 Propiedad, Planta y equipo
1.2.01 Terrenos
1.2.02 Edificios
1.2.03 Depreciación acumulada edificio
1.2.04 Maquinaria y equipo
1.2.05 Depreciación acumulada maquinaria y equipo
1.2.06 Equipo de computación
1.2.07 Depreciación acumulada equipo de computación
1.2.08 Muebles y enseres
1.2.09 Depreciación acumulada muebles y enseres
1.2.10 Muebles de oficina
1.2.11 Depreciación acumulada muebles oficina
2 Pasivo
2.1 Pasivo corriente
2.1.01 Sueldos y salarios acumulados por pagar
2.1.02 Beneficios sociales por pagar
2.1.03 Participación trabajadores por pagar
2.1.04 Honorarios acumulados por pagar
2.1.05 Comisiones acumuladas por pagar
2.1.06 Impuestos por pagar
3. Patrimonio
3.1 Capital social
3.1.01 Capital accionario
3.1.02 Aportes futuras capitalizaciones
3.2 Reservas
3.2.01 Reservas legales
3.2.02 Reservas estatutarias
3.3 Resultados
3.3.01 Utilidades presente ejercicio
3.3.02 Perdidas presente ejercicio
4. Ingresos
4.1 Ingresos operacionales
4.1.01 Ventas de artículos terminados
4.1.02 Ingresos por servicios prestados
4.1.03 Ingresos no operacionales
5. Gastos
5.1 Gasto operaciones
5.1.01 Sueldos y salarios
5.1.02 Gastos suministro de oficina
5.1.03 Horas extras
5.1.04 Costo de ventas
5.2 Gastos no operacionales
5.2.01 Bonificaciones especiales a trabajadores
5.2.02 Agasajo a socios y trabajadores
5.2.03 Intereses pagados
Estados Financieros
Estado de situación inicial
Empresa COMERCIAL “MUEBLES DEL HOGAR”
Estado de situación inicia
Del 1 junio
Tabla 1.
Cálculo del Estado de Situación Inicial.
|
Pasivo |
|
|
Proveedores |
$ 9.600,00 |
|
|
|
|
Total, pasivo |
$ 9.600,00 |
|
Patrimonio |
|
|
Capital |
$ 187.820,00 |
|
Total, patrimonio |
$187.820,00 |
Total, Pasivo+ Patrimonio $197.420,00
Libro diario
Empresa COMERCIAL “MUEBLES DEL HOGAR”
Libro diario
Del 1 de junio al 30 de junio
Tabla 2.
Detalles de la actividad económica.
|
FECHA |
COD. |
DETALLE |
PARCIAL |
DEBE |
HABER |
|
01-jun |
|
1 |
|
|
|
|
|
1.1.01 |
caja |
|
$7.500,00 |
|
|
|
1.1.03 |
bancos |
|
$ 26.600,00 |
|
|
|
1.1.06 |
clientes |
|
$ 4.300,00 |
|
|
|
1.2.04 |
vehículo |
|
$35.000,00 |
|
|
|
1.2.02 |
edificio |
|
$90.000,00 |
|
|
|
1.2.08 |
muebles y enseres |
|
$14.000,00 |
|
|
|
1.1.04 |
inventario de mercadería |
|
$20.020,00 |
|
|
|
2.1.12 |
Proveedores |
|
|
$ 9.600,00 |
|
|
3.1 |
Capital |
|
|
$187.820,00 |
|
|
V/R Estado de situación inicial |
|
|
||
Sistema de archivo KARDEX
Empresa COMERCIAL “MUEBLES DEL HOGAR”
Kardex Método Promedio
Del 1 de junio al 30 de junio
Producto: Armarios
Tabla 3.
Calculo en la tabla Kardex Método Promedio.
|
Fecha |
Detalle |
Entrada |
Salida |
Existencia |
||||||
|
C |
V |
T |
C |
V |
T |
C |
V |
T |
||
|
01-jun |
Existencia |
|
|
|
|
|
|
65 |
$140,00 |
$9.100,00 |
|
03-jun |
Venta |
|
|
|
40 |
$140,00 |
$ 5.600,00 |
25 |
$140,00 |
$3.500,00 |
|
07-jun |
Venta |
|
|
|
23 |
$140,00 |
$3.220,00 |
2 |
$140,00 |
$ 280,00 |
|
12-jun |
compra |
40 |
$140,60 |
$5.624,00 |
|
|
|
42 |
$140,57 |
$ 5.904,00 |
|
22-jun |
venta |
|
|
|
34 |
$140,57 |
$4.779,43 |
8 |
$140,57 |
$ 1.124,57 |
Depreciación
Tabla 4.
Cálculo de la depreciación.
|
Depreciación Vehículo |
|||
|
año |
Depre. anual |
Depre. Acumula. |
Valor contable |
|
0 |
|
0 |
$ 35.000,00 |
|
1 |
$ 6.300,00 |
$ 6.300,00 |
$ 28.700,00 |
|
2 |
$ 6.300,00 |
$ 12.600,00 |
$ 22.400,00 |
|
3 |
$ 6.300,00 |
$ 18.900,00 |
$ 16.100,00 |
|
4 |
$ 6.300,00 |
$ 25.200,00 |
$ 9.800,00 |
|
5 |
$ 6.300,00 |
$ 31.500,00 |
$ 3.500,00 |
Libro Mayor
Empresa COMERCIAL “MUEBLES DEL HOGAR”
Libro mayor
Del 1 de junio al 30 de junio
Tabla 5.
Libro mayor o mayorización.
Caja Bancos Clientes